Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026

In dit privacybeleid leggen we uit hoe Brainforge B.V. ("Brainforge", "wij", "we" of "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en deelt wanneer je de website van ITLedger bezoekt, een account aanmaakt, contact met ons opneemt of de ITLedger-dienst gebruikt (samen de "Dienst").

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving.

1. Wie wij zijn

Brainforge B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven wanneer wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt.

Bedrijf: Brainforge B.V.
Vestigingsadres: Exaltolaan 36, 2841 ME Moordrecht, Nederland
Kamer van Koophandel: 86735497
Btw-nummer: NL864069315B01
Website: itledger.eu
Privacycontact: jorrit@brainforge.nl

Wanneer een klant ITLedger gebruikt om informatie over eigen medewerkers, opdrachtnemers, klanten of andere personen op te slaan of te beheren, bepaalt die klant doorgaans waarom en hoe de informatie wordt verwerkt. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Brainforge op als verwerker. Verzoeken over zulke door de klant aangeleverde gegevens kun je normaal gesproken het beste eerst aan de betreffende klant richten.

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van hoe je met de Dienst omgaat, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

Account- en identiteitsgegevens, zoals je naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, rol en authenticatiekenmerken.
Abonnements- en facturatiegegevens, zoals je abonnement, factuurgegevens, betaalstatus en beperkte transactiegegevens. Betaaldienstverleners verwerken volledige betaalkaartgegevens; wij bewaren geen volledige kaartnummers.
Technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaattype, besturingssysteem, taal, bekeken pagina's, interacties met functies, tijdstippen, diagnostische informatie en beveiligingslogboeken.
Communicatie, zoals supportvragen, e-mails, feedback en bijlagen of andere informatie die je zelf aan ons verstrekt.
Marketingvoorkeuren, waaronder of je productnieuws of andere communicatie wilt ontvangen of niet meer wilt ontvangen.
Cookie- en opslaggegevens, waaronder toestemmingskeuzes en informatie die via optionele analyses wordt verzameld nadat je toestemming hebt gegeven.
Klantinhoud, oftewel informatie die door of namens een klant in ITLedger wordt ingevoerd. Deze informatie verwerken wij in het algemeen volgens de instructies van de klant.

Verstrek geen persoonsgegevens die niet nodig zijn voor je gebruik van de Dienst.

3. Waarvoor wij persoonsgegevens gebruiken

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

de Dienst te leveren, onderhouden en verbeteren;
accounts en werkomgevingen aan te maken en te beheren;
gebruikers te authenticeren en toegangsrechten te beheren;
abonnementen, betalingen en facturen te verwerken;
vragen, supportverzoeken en feedback te beantwoorden;
belangrijke service-, beveiligings- en administratieve berichten te sturen;
prestaties te bewaken, storingen te onderzoeken en inzicht te krijgen in het gebruik van de Dienst;
de Dienst, onze klanten en anderen te beschermen tegen fraude, misbruik en beveiligingsrisico's;
te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige en toezichthoudende verplichtingen; en
rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens en gebruiken persoonsgegevens niet voor advertenties van derden.

4. Rechtsgronden

Volgens de AVG baseren wij de verwerking op een of meer van de volgende rechtsgronden:

Overeenkomst: de verwerking is nodig om de Dienst te leveren of om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.
Gerechtvaardigd belang: de verwerking is nodig voor bijvoorbeeld het exploiteren en verbeteren van de Dienst, het voorkomen van misbruik, het beveiligen van systemen en de communicatie met zakelijke gebruikers, voor zover jouw rechten niet zwaarder wegen.
Toestemming: bijvoorbeeld voordat optionele analytische cookies worden ingeschakeld. Je kunt je toestemming altijd intrekken.
Wettelijke verplichting: de verwerking is nodig om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, waaronder fiscale en boekhoudkundige regels.

Wanneer Brainforge als verwerker optreedt, verwerken wij persoonsgegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de betreffende klant en de overeenkomst met die klant.

5. Cookies en analyse

Wij gebruiken noodzakelijke cookies en vergelijkbare browseropslag wanneer dit nodig is om de Dienst te laten functioneren, de beveiliging te waarborgen, instellingen te onthouden en je cookiekeuze vast te leggen.

Optionele Google Analytics is uitgeschakeld tenzij je via de cookiebanner toestemming geeft. Opslag voor advertenties en advertentiepersonalisatie blijven uitgeschakeld. Je kunt optionele analyse weigeren zonder de toegang tot de kern van de Dienst te verliezen.

Meer informatie en uitleg over het wijzigen van je keuze vind je in ons Cookiebeleid.

6. Wanneer wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit redelijkerwijs nodig is, waaronder met:

leveranciers van infrastructuur, hosting en databases;
leveranciers van identiteit en authenticatie;
Mistral AI, gevestigd in Frankrijk, voor de modelverwerking van Richard, als subverwerker voor persoonsgegevens in Klantinhoud;
betaal- en facturatiedienstverleners;
leveranciers van e-mail-, support- en communicatiediensten;
leveranciers van analysediensten, maar alleen wanneer optionele analyse is ingeschakeld;
professionele adviseurs, zoals juristen, accountants en auditors;
overheidsinstanties of andere partijen wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is of nodig is om rechten, veiligheid of beveiliging te beschermen; en
een koper, investeerder of rechtsopvolger in verband met een fusie, financiering, reorganisatie of verkoop van ons bedrijf of een deel daarvan, met passende geheimhoudingswaarborgen.

Dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen gebruiken om hun diensten aan ons te leveren en moeten deze passend beveiligen. Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via ons privacycontact.

7. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als een land niet onder een adequaatheidsbesluit valt, gebruiken wij passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar nodig aanvullende maatregelen.

8. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor de doelen in dit beleid, waaronder wettelijke, boekhoudkundige, beveiligings- en geschilvereisten.

Bewaartermijnen verschillen per soort gegeven. Accountgegevens worden bijvoorbeeld doorgaans bewaard zolang het account actief is en gedurende een redelijke periode daarna. Facturen en bijbehorende administratie kunnen gedurende de wettelijke bewaartermijn worden bewaard. Klantinhoud wordt bewaard en verwijderd volgens de overeenkomst, configuratie en instructies van de klant.

Wij kunnen geaggregeerde of geanonimiseerde informatie bewaren waarmee een persoon niet meer kan worden geïdentificeerd.

9. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze omvatten toegangsbeheer, minimale toegangsrechten, versleuteling tijdens transport, ondersteunde versleuteling bij opslag, logging, monitoring, back-upprocedures en veilige ontwikkelpraktijken.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Denk je een beveiligingsprobleem te hebben gevonden, neem dan direct contact met ons op en stuur geen gevoelige informatie totdat wij een veilige verzendmethode hebben aangeboden.

10. Jouw privacyrechten

Onder de AVG en behoudens toepasselijke uitzonderingen kun je het recht hebben om:

inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over je bewaren;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
verwijdering van je gegevens te verzoeken;
de verwerking van je gegevens te laten beperken;
bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing;
toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking; en
een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Wil je een recht uitoefenen voor gegevens waarvoor Brainforge verwerkingsverantwoordelijke is, e-mail dan naar jorrit@brainforge.nl. Wij kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij reageren normaal gesproken binnen één maand, al staat de AVG een verlenging toe bij complexe of talrijke verzoeken.

Voor persoonsgegevens waarvoor een ITLedger-klant verantwoordelijk is, neem je rechtstreeks contact op met die klant. Waar nodig ondersteunen wij de klant bij de afhandeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Kinderen

ITLedger is een zakelijke dienst en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen via de website niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen.

12. Geautomatiseerde besluiten

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor personen hebben.

13. Externe links

De Dienst kan links bevatten naar websites of diensten van anderen. Hun eigen beleid is van toepassing op hun privacypraktijken; wij zijn niet verantwoordelijk voor die praktijken.

14. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze Dienst, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen. Wij publiceren de herziene versie hier en passen de datum hierboven aan. Als een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, geven wij waar passend aanvullende kennisgeving.

15. Contact

Vragen of verzoeken over dit privacybeleid kun je sturen naar:

Brainforge B.V.

Exaltolaan 36, 2841 ME Moordrecht, Nederland

jorrit@brainforge.nl

Pseudonimisering vóór verzending, Europees eindpunt, nul gegevensbewaring bij Mistral

Richard beperkt de tekstcontext en verwijdert interne velden voordat een modelaanvraag wordt verstuurd. Gevoelige waarden worden lokaal gedetecteerd en vervangen door willekeurige aliassen per aanroep. De koppeling tussen alias en oorspronkelijke waarde blijft in servergeheugen voor die aanroep. Antwoorden worden lokaal terugvertaald.

Standaard vereist ITLedger het Europese Mistral-eindpunt over HTTPS. Wanneer privacyvoorbereiding mislukt wordt niets onbeschermd verstuurd. Aanvragen die naar de modelaanbieder gaan worden geaudit. Nul gegevensbewaring (Zero Data Retention) is ingeschakeld voor de Mistral-organisatie van ITLedger. Dit geldt voor ondersteunde aanvragen zonder blijvende opslag bij de aanbieder. Het is geen algemene toezegging voor alle Mistral-producten: onder meer bestandsopslag, stateful diensten en Labs-modellen vallen buiten deze regeling. Zie Mistrals uitleg over nul gegevensbewaring.

De instelling voor gebruik van gegevens voor modeltraining staat los van nul gegevensbewaring. Het Europese eindpunt bepaalt de regio van modelverwerking; account-, facturatie- en andere operationele gegevens kunnen elders worden verwerkt. Zie Mistrals uitleg over regionale verwerking.

Welke gegevens blijven zichtbaar?

Dit is pseudonimisering, geen anonimiteit. Operationele gegevens zoals apparaatdetails, ticketreferenties en sommige teamnamen blijven zichtbaar. Afbeeldingen en spraak vallen buiten de tekstbescherming. ITLedger bewaart eigen gesprekken en auditgegevens; nul gegevensbewaring bij Mistral zegt niets over de bewaring door ITLedger.

Veelgestelde vragen

Is Richard anoniem?

Nee. Gevoelige tekstwaarden worden gepseudonimiseerd, maar operationele context kan herkenbaar blijven.

Geldt tekstbescherming ook voor afbeeldingen en spraak?

Nee. Afbeeldingen en spraak vallen buiten deze tekstbescherming.

Bewaart ITLedger zelf gesprekken?

Ja. ITLedger houdt eigen gespreks- en auditgegevens bij, los van nul gegevensbewaring bij Mistral.